Refresco optimaliseert NPI met slimme workflows en inzicht
Internationale drankenproducent Refresco Benelux kwam via een publicatie in een vakblad in aanraking met een Mendix-applicatie van onze hand. Zelf zochten ze een vergelijkbare oplossing. Zo gezegd, zo gedaan: in 16 weken bouwden we een low-code maatwerkapplicatie voor new product introductions (NPI) die Refresco veel efficiëntie oplevert.
Wat was de uitdaging?
Refresco produceert frisdranken, vruchtensappen en andere dranken voor retailers en (inter)nationale A-merken. Voor NPI, wijzigingen in receptuur of verpakking en introductie van nieuwe grondstoffen beschikte de organisatie over een solide applicatie. Toch bestond er een groeiende behoefte aan een oplossing die meer grip bood op de toenemende complexiteit van de processen. Met heldere statusoverzichten en een digitale workflow die de samenwerking tussen afdelingen versterkt.
Als gevolg van verschillende uitbreidingen en toegenomen complexiteit was het NPI-proces niet langer optimaal ingericht. Voor een productaanpassing waren meerdere stappen nodig, wat de doorlooptijd per wijziging flink verlengde. Naast een schaalbare en gebruiksvriendelijke applicatie die het volledige proces digitaliseert, wilde Refresco bovendien een oplossing die klaar is voor toekomstige integratie met SAP (S/4HANA).
Welke oplossing bedachten we?
We ontwikkelden een gebruiksvriendelijke Mendix-applicatie die een tijdsbesparing van wel 25 procent oplevert in het NPI-proces. Net als de vloeistof door een rietje, stroomt de projectdata nu op gecontroleerde wijze door de hele organisatie. Straw, zoals we de applicatie doopten, is geheel maatwerk en ondersteunt de verschillende projecttypes met flexibele workflows, taken, notificaties en validaties. Verder beschikt de applicatie over intuïtieve dashboards en rolgebaseerde toegang.
We ontwikkelden een gebruiksvriendelijke Mendix-applicatie die een tijdsbesparing van wel 25 procent oplevert in het NPI-proces
Voor elk projecttype zijn stappen en goedkeuringen eenvoudig in te richten en aan te passen. Vooraf gedefinieerde controles garanderen betrouwbare en consistente data. We bouwden peer reviews en kwaliteitscontroles in om foutkansen te minimaliseren en datakwaliteit te garanderen (First Time Right). Er is nu een single source of truth voor alle projectdata en de audittrail is sterk verbeterd. Medewerkers maken heel eenvoudig producten en componenten aan en kunnen de data exporteren naar zowel Excel (voor nu) als SAP (voor de toekomst).
Ook was er behoefte aan betere mogelijkheden voor data-analyse. Straw stuurt daarom alle relevante projectdata naar het centrale datawarehouse van Refresco, waar de organisatie haar business intelligence en rapportages op baseert. Dit maakt het veel eenvoudiger om knelpunten in processen te identificeren en gerichte verbeteracties door te voeren.
Waar zat de complexiteit?
Het creëren van een generiek framework voor de workflows vormde een flinke uitdaging. Enerzijds moest dit framework de verschillende projecttypes accommoderen, anderzijds moest het mogelijk zijn per afdeling en situatie aanpassingen door te voeren. Daarnaast wilde Refresco een schaalbare applicatie die voorbereid is op integratie met SAP, maar mocht dit vanzelfsprekend niet ten koste gaan van het gebruiksgemak.
Een belangrijke bottleneck in het oorspronkelijke proces was de verwerking van grote hoeveelheden data per stap. Deels zat de complexiteit dus ook in de data zelf. Dankzij de slimme architectuur van Straw verloopt dit nu razendsnel: wat eerder veel tijd vroeg, gebeurt nu in seconden.
Hoe maakten we het verschil?
Dankzij de workflow-functionaliteit van Mendix konden we sneller ontwikkelen en onderdelen eenvoudig hergebruiken binnen verschillende workflows. Dit versnelde de implementatie en zorgde voor consistentie en schaalbaarheid binnen de applicatie. Al na acht sprints van twee weken konden we live. Voor Refresco was dit de eerste kennismaking met agile projectmanagement; ze zijn ronduit enthousiast over het proces. Net als over de samenwerking: onze kennis van agile projectmanagement, consultancy skills en technische expertise in combinatie met de kracht van het Mendix-platform waren duidelijk van toegevoegde waarde. Refresco waardeerde met name de snelheid, daadkracht en betrokkenheid van ons team.
Je merkt het meteen aan de business: er is opluchting. De app werkt efficiënt en snel. Het Mendix-platform biedt ons de wendbaarheid en schaalbaarheid die we nodig hebben om mee te groeien met de organisatie
Jules Wolters – Proces- en Procedurespecialist Commercie Refresco
De drankenproducent beschikt nu over één supersnelle centrale applicatie voor verschillende bedrijfsprocessen. Gebruikers hebben inzicht in status, taken en deadlines. Dankzij de rolgebaseerde dashboards werkt iedere afdeling met relevante informatie. De foutgevoeligheid is sterk afgenomen en de samenwerking tussen afdelingen merkbaar verbeterd. Waar medewerkers voorheen vooral stuurden op gevoel, bieden data en dashboards nu feitelijke onderbouwing voor procesoptimalisatie. Samen slaagden we erin om binnen zeer korte tijd een toekomstbestendige oplossing neer te zetten die breed wordt gedragen binnen de organisatie.
