AI + Mendix versnelt het plannen van groepsreizen bij Wens Travel
Wens Travel, specialist in volledig op maat gemaakte groepsreizen door heel Europa, organiseert al meer dan 45 jaar onvergetelijke ervaringen voor reizigers wereldwijd. Elk reisprogramma is uniek, afgestemd op de specifieke wensen en voorkeuren van de groep. Van luxe hotels en bijzondere activiteiten tot vervoer en evenementen: deze intensieve mate van maatwerk maakt het opstellen van reisprogramma’s complex en tijdrovend.
Door de grote hoeveelheid ongestructureerde data besloot Wens Travel AI-technologie in te zetten om hun operationele processen te verbeteren.
De uitdaging
Het samenstellen van een nieuwe reis vergde veel handmatig werk. Informatie uit eerdere reizen stond verspreid in ongestructureerde documenten, Excel-bestanden en e-mails. Medewerkers waren uren kwijt aan zoeken, kopiëren en opnieuw invoeren van gegevens in het reissysteem. En ondertussen ontbrak het aan overzicht: waar staan we met de planning, zijn leveranciers al bevestigd, zijn betalingen gedaan?
Kortom: Wens Travel had behoefte aan meer grip, snelheid en schaalbaarheid in hun operatie, zonder in te leveren op maatwerk en kwaliteit.
De oplossing: een AI-assistent voor het samenstellen van reisprogramma’s
Samen met MxBlue en Superp.ai implementeerde Wens Travel een geavanceerde AI-assistent, aangedreven door een Large Language Model (LLM) en een vector database. De oplossing is gebouwd met Mendix en maakt gebruik van OpenAI-technologie. De AI-assistent ondersteunt reisplanners via een chatinterface: op basis van eerdere reizen genereert de assistent suggesties en voert, na goedkeuring, zelfstandig de benodigde reisobjecten in binnen het reissysteem van Wens Travel. Het vernieuwde systeem biedt medewerkers bovendien de juiste inzichten en functionaliteiten om reizen efficiënt voor te bereiden en continu zicht te houden op de voortgang. Alle gegevens per leverancier, zoals contactinformatie, tarieven en documenten, worden centraal opgeslagen. Dankzij slimme meldingen worden medewerkers automatisch gewaarschuwd wanneer belangrijke informatie ontbreekt, bijvoorbeeld een betaling of bevestiging. Hierdoor kunnen zij tijdig en proactief handelen, blijft het volledige proces beheersbaar en kunnen reisprogramma’s sneller en met meer zekerheid worden afgerond.
Hoe werkt de AI-assistent?
Input via chatinterface
De reisplanner start een gesprek en geeft de wensen en voorkeuren voor een nieuwe reis door.
Zoeken in historische data
De AI-assistent zoekt automatisch eerdere reisprogramma’s op en toont relevante hotels, vervoersdetails en activiteiten.
Selectie door operationeel personeel
Samen met de AI-assistent stelt de medewerker het programma samen. De interactie verloopt volledig via de chatinterface, tot het reisplan perfect aansluit bij de klantvraag.
Goedkeuring door de medewerker
Zodra het reisprogramma compleet is, geeft de medewerker akkoord. Dit triggert het aanmaken van de juiste objecten.
Objectaanmaak in het reissysteem
De AI-assistent maakt automatisch alle benodigde objecten aan — van accommodaties tot vervoersopties — en vult deze correct in het systeem in.
Validatie en opslag in Mendix
De data wordt gevalideerd in Mendix en alleen opgeslagen als deze volledig en correct is.
Meldingen & voortgangsbewaking
Het systeem biedt realtime inzicht in de status van voorbereidingen. Automatische meldingen waarschuwen bij ontbrekende informatie of cruciale acties, zoals nog te verrichten betalingen. Hierdoor kunnen medewerkers proactief handelen.
Wat maakt deze oplossing anders dan een chatbot?
De AI-assistent overstijgt het niveau van een simpele chatinterface. Hij denkt niet alleen mee, maar handelt ook. De assistent voert actief gegevens in, creëert objecten in het systeem, en bewaakt de volledigheid en kwaliteit van het reisprogramma. Dankzij de integratie met Mendix functioneert het als een slimme schil over de operatie heen , van planning tot uitvoering.
Bestemming bereikt maar de reis gaat door
Met deze AI-assistent herdefinieert Wens Travel de manier waarop groepsreizen worden voorbereid. Door de inzet van LLM-technologie in combinatie met Mendix wordt het plannen van reizen sneller, slimmer en betrouwbaarder. Dit vernieuwende concept versterkt niet alleen de interne processen, maar verbetert ook de klantervaring en bevestigt Wens Travel’s positie als toonaangevende reisorganisatie.
Ook benieuwd hoe AI jouw proces slimmer kan maken?
Neem contact op met MxBlue of Superp.ai en ontdek hoe je met AI + Mendix grip krijgt op je operatie, én ruimte voor innovatie creëert.