Geoptimaliseerd bestelproces voor wereldwijde winkelinrichting

Voor retailketens is de aankleding van de winkels misschien wel net zo belangrijk als het assortiment. Net als de reguliere artikelen moeten deze items op het juiste moment op de juiste plek worden geleverd. Voor een grote modeketen ontwikkelden we een Mendix-applicatie die het volledige bestelproces afvangt, dat we ook meteen optimaliseerden. 

Wat was de uitdaging?

Non-trade items zijn alle dingen in de winkel die niet verkocht worden: van kledinghangers en displays tot inpakpapier en tasjes. Bij compleet nieuwe winkels, een verbouwing of herinrichting gaat het bijvoorbeeld ook om kasten, rekken en kassa’s. Onze opdrachtgever, een modeketen met vestigingen in veertig landen, gebruikte voor het bestelproces een applicatie die werd uitgefaseerd. Zodoende vroegen ze ons een vervangende applicatie te ontwikkelen. 

Al snel zagen we kansen om het volledige proces in SAP te optimaliseren en zo meer grip te bieden op planning en distributie. Een enorme efficiëntieslag voor een keten met duizenden winkels wereldwijd. Alleen: dit had wel vergaande implicaties voor meerdere processen binnen SAP. Niet alleen voor planning en distributie, maar ook voor levering en facturatie. 

Welke oplossing bedachten we?

Het nieuwe bestelproces is vrijwel volledig geautomatiseerd. Van klantgegevens, beschikbare productgroepen, afleverlocatie en factuuradres tot de betalingstermijn: alles wordt automatisch ingevuld. Er zijn nog slechts drie stappen die minimale input van de gebruiker vragen. Eerst geef je de locatie van de winkel op, in stap twee de gewenste items en hoeveelheden. Voor grote bestellingen kun je eenvoudig een Excelformulier uploaden. De derde stap is voor afwijkende bestellingen en biedt ruimte aan extra bepalingen en opmerkingen. 

Realtime feedback over beschikbaarheid en levertijden zorgt voor een zo efficiënt mogelijk bestelproces en biedt grip op de distributiekosten. Wanneer de drie stappen zijn doorlopen en de order is gevalideerd in SAP, toont de applicatie de actuele status van de bestelling. Zo weten gebruikers precies waar ze aan toe zijn en kunnen ze het proces handmatig bijsturen als dat nodig is.    

Waar zat de complexiteit?

We ontwikkelden zowel een compleet nieuwe frontend als backend. Door het bestelproces te automatiseren en voor gebruikers te vereenvoudigen, hebben we een aanzienlijke verbetering bereikt. Dit leidde weliswaar tot een toename van de complexiteit binnen SAP, maar dat woog niet op tegen de voordelen van een robuuste en efficiënte oplossing die gebruikers enorm ontlast. 

Tussen de SAP-gerelateerde processtappen (zoals planning, distributie, levering en facturatie) en de Mendix-applicatie creëerden we niet minder dan twintig interfaces. En het resultaat mag er zijn: een volledig geïntegreerd systeem dat gebruiksgemak en inzicht in het bestelproces centraal stelt. 

Hoe maakten we het verschil?

Onze diepgaande kennis van SAP en retail droegen in grote mate bij aan het succes van dit project. Net als onze kennis van deze specifieke opdrachtgever, waarmee we al vaker hadden samengewerkt. Hierdoor konden we de behoeften van de organisatie effectief vertalen naar een solide Mendix-applicatie die merkbaar waarde toevoegt. 

Een andere belangrijke succesfactor zit hem in onze agile werkwijze. Gedurende het project vormden zich geregeld nieuwe inzichten, bijvoorbeeld in de complexe processen en in de interfaces tussen de applicatie en SAP. Door hier samen met de opdrachtgever flexibel mee om te gaan, slaagden we erin een gebruiksvriendelijke applicatie te ontwikkelen én het bestelproces vergaand te automatiseren. Met als opbrengst significante efficiencyvoordelen die de organisatie veel geld gaan besparen.