Grote retailer tekent in op gestroomlijnd intekenproces   

De winkels van een landelijke supermarktketen ontvangen de meeste artikelen op basis van geavanceerde forecasts. Op in/out-assortiment, tijdelijke artikelen voor bijvoorbeeld feestdagen of acties, moeten de supermarkten apart intekenen. Om dit complexe proces te automatiseren, ontwikkelden we een Mendix-applicatie die voortdurend gegevens synchroniseert met SAP S/4HANA.

Wat was de uitdaging?

Retailers streven naar een eenvoudig en betrouwbaar bestelproces. Voor het overgrote deel verloopt dit geautomatiseerd met behulp van geavanceerde tooling voor forecasting en replenishment. Bij in/out-assortiment ontbreekt vaak de benodigde data voor een nauwkeurige forecast. De winkels bepalen dan zelf welke artikelen ze willen ontvangen en hoeveel. Dit heet intekenen. Hiervoor baseren winkels zich op historische data, trends, verkoopcijfers van vergelijkbare artikelen en een advies van het hoofdkantoor.

Het intekenproces vormt een uitdaging, zeker omdat het intekenen vaak al maanden voor de levering plaatsvindt. De beperkte houdbaarheid van versartikelen voegt hier een extra laag van complexiteit aan toe. Het proces van deze retailorganisatie bevatte verschillende handmatige stappen, wat de foutgevoeligheid vergrootte. Verder ervaarden de medewerkers een gebrek aan overzicht en gebruiksgemak. Allemaal zaken die botsten met hun kernwerkzaamheden en zorgden voor tijdsdruk.

Welke oplossing bedachten we?

De winkels hebben nu een aparte Mendix-applicatie waarin de intekenartikelen op logische wijze zijn gegroepeerd en geordend. Belangrijk, want per winkel zijn verschillende medewerkers verantwoordelijk voor verschillende artikelgroepen. Ook zien ze nu alleen de artikelen en leverweken die voor hun vestiging relevant zijn. Alle informatie komt rechtstreeks uit SAP: artikelgegevens, afbeelding, verkoopprijs, houdbaarheid en een vergelijkbaar artikel van vorig jaar. Dat laatste helpt om te bepalen hoe goed een artikel loopt.

Onder de motorkap is het hele proces gestroomlijnd en compleet geautomatiseerd. Het hoofdkantoor voert de artikelen, leverweken en andere informatie rechtstreeks in de Mendix-applicatie in. Ook is het mogelijk om bepaalde winkels uit te sluiten van intekenen. De applicatie stuurt deze gegevens naar SAP, dat de artikelen en winkels aan elkaar koppelt. Vervolgens communiceert SAP de uitlevering voor elke winkel naar de applicatie. Intekenen is nu nog maar een kwestie van aanvinken.

Waar zat de complexiteit?

Het matchen van enerzijds het assortiment en anderzijds de beschikbare leverweken per winkel vormde de grootste uitdaging van dit project. Dit gebeurt in continue wisselwerking tussen de Mendix-applicatie en SAP. En het gaat niet om weinig gegevens: de supermarktketen heeft honderden vestigingen, dus de beschikbare levermomenten per winkel omvatten duizenden regels aan data. Iedere regel moet worden gematcht met het assortiment om voor iedere winkel per artikel de beschikbare uitlevermomenten vast te stellen.

Elke winkel krijgt vervolgens in het eigen scherm in de applicatie te zien wat de beschikbare leverweken zijn voor een artikel. Tekenen ze in op een bepaald artikel? Dan wordt deze informatie onmiddellijk doorgegeven aan SAP. Hierdoor beschikt de organisatie nu op ieder moment over een actueel overzicht van de ingetekende artikelen. Dit maakt het mogelijk om de juiste hoeveelheden te bestellen bij de verschillende leveranciers, en die op het gewenste moment en in de juiste aantallen aan de winkel te leveren.

Hoe maakten we het verschil?

We voerden dit project uit in twee fases. Eerst bouwden we een minimum viable product (MVP) om snel en eenvoudig gebruikersfeedback op te halen. In het MVP werd het assortiment in de Mendix-applicatie geüpload, waarbij meteen de kwaliteit van de gegevens werd gecontroleerd. Een bestand met de beschikbare leverweken per winkel werd vanuit SAP geëxporteerd en eveneens in de applicatie geüpload. Beide bestanden waren zo opgezet dat de applicatie de artikelen, winkels en beschikbare leverweken automatisch kon matchen.

De medewerkers in de winkels konden met dit MVP intekenen zonder dat er binnen de organisatie verder nog handmatige handelingen nodig waren: een enorme verbetering. Terwijl de organisatie de nieuwe applicatie in hun werkprocessen integreerde, automatiseerden wij op de achtergrond het uploaden van de twee gegevensbestanden. Gebruikersfeedback en andere zaken die tijdens de tweede fase aan het licht kwamen, konden we meteen meenemen in de definitieve Mendix-applicatie. Deze opzet zorgde voor een snel en soepel verloop van het project.