PVH: 30.000 Europese winkels dynamisch koppelen aan 1.200 medewerkers

PVH is het moederbedrijf van grote modemerken Tommy Hilfiger en Calvin Klein. Voor processen die niet in de standaard SAP-systemen passen, ontwikkelden we al meerdere Mendix-apps. Ditmaal maakten we een applicatie om het proces van klanttoewijzing aan salesmedewerkers te verbeteren en te automatiseren.

Wat was de uitdaging?

De klanten van PVH zijn winkels en ketens die kleding van Tommy Hilfiger en Calvin Klein verkopen. Deze producten zijn verdeeld over productlijnen, bijvoorbeeld kindermode of het bekende ondergoed. Salesmedewerkers van PVH werken in landelijke salesteams en zijn verantwoordelijk voor een of meer productlijnen en een of meer klanten.

In het proces hangen drie niveaus nauw samen: de klant, de salesmedewerker en het salesteam. Een wijziging in een daarvan heeft implicaties voor de andere twee. Met 30.000 winkels, 27 productlijnen en 1.200 salesmedewerkers zijn er enorm veel afhankelijkheden en mogelijke combinaties. Handmatig verwerken is arbeidsintensief en foutgevoelig. Daarom besloot PVH het klanttoewijzingsproces onder de loep te nemen en te verbeteren.

Welke oplossing bedachten we?

Op basis van de specifieke wensen van PVH bouwden we een Mendix-app. In de app zijn regels gedefinieerd die klanten automatisch toewijzen aan salesmedewerkers, en desgewenst kan dit ook handmatig. Als PVH nu in SAP FMS een wijziging doorvoert bij een klant, ontvangt streaming-event-platform Kafka de wijziging en geeft die door aan de Mendix-applicatie. Die verwerkt de wijziging automatisch en geeft dit weer door aan alle relevante systemen binnen de organisatie. Dit garandeert dat salesmedewerkers altijd de juiste klantinformatie tot hun beschikking hebben.

De afzonderlijke landen onderhouden hun eigen salesteams en salesmedewerkers rechtstreeks in de app en zijn hiervoor niet langer afhankelijk van het hoofdkantoor. Iedere wijziging, denk aan in of uit dienst, wordt direct doorgevoerd in alle systemen waar de klanten van PVH mee werken: points of sale, digital showrooms enzovoort.

Waar zat de complexiteit?

In dit project speelde zowel organisatorische als technische complexiteit. Het ontwikkelteam bestond uit 12 mensen van 5 organisaties of afdelingen in verschillende landen. Zoveel partijen op één lijn krijgen is altijd een uitdaging, laat staan wanneer de afstanden zo groot zijn.

Technisch complex was de dynamische opzet van onze oplossing: wanneer in SAP aan een bepaalde klant nieuwe velden worden toegevoegd, worden die automatisch bij die klant opgenomen in de Mendix-applicatie. De grote hoeveelheid berichten naar Kafka vormde een andere uitdaging. Deze taken worden op de achtergrond uitgevoerd, met als resultaat een optimale gebruikerservaring en goede technische afhandeling.

Hoe maakten we het verschil?

Bij MxBlue maken we graag de complexiteit een kopje kleiner. Dat is ook zeker hoe we bij dit project het verschil maakten. Maar dat niet alleen. We wisten een bijzonder goede vibe te bewaren in ons organisatie- en landgrensoverschrijdende team. Een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden voorkwam vingerwijzen en dankzij het grote onderlinge vertrouwen was er echt sprake van een teameffort.

Daarnaast hebben we vooraf heel goed gekeken wat moest worden gebouwd en waarvoor al oplossingen beschikbaar zijn. Met Kafka en componenten uit de Mendix-appstore wisten we de ontwikkeltijd en -kosten flink te beperken. Met deze app hebben we PVH een flinke stap verder geholpen bij het automatiseren en optimaliseren van hun processen. Op naar de volgende uitdaging!