Supermarktketen stroomlijnt bestellingen in de winkel
Klanten van een landelijke supermarktketen kunnen in de winkel artikelen bestellen om die later op te halen. Zo weet de klant zeker dat de gewenste artikelen op het gewenste moment beschikbaar zijn. We stroomlijnden het bestelproces met een Mendix-applicatie die we volledig integreerden met SAP S/4HANA. Hierdoor hebben bestellingen in de winkel geen invloed op het reguliere replenishmentproces.
Wat was de uitdaging?
Bij bestellingen in de winkel gaat het bijvoorbeeld om grote aantallen voor een feestje of om een specifiek artikel dat je absoluut niet wil mislopen. Hiermee bieden retailers klanten een extra stukje service. Andersom is ook de winkel ermee geholpen: die kan rekening houden met grote bestellingen en zo lege schappen voorkomen.
Wanneer een klant in de winkel een bestelling deed, vond het proces deels op papier en deels digitaal plaats. Met als gevolg dat zowel de medewerker als de winkel onvoldoende zicht hadden op het verloop van de bestelling. In de praktijk werd gebruikgemaakt van meerdere applicaties op verschillende apparaten. Het moet ook in SAP duidelijk zijn wie welke bestelling heeft geplaatst. Dit proces heet Principal Propagation en klinkt misschien eenvoudig, maar is het niet.
Welke oplossing bedachten we?
We hebben het proces voor bestellingen in de winkel geheel gedigitaliseerd. Er is nu nog maar één applicatie nodig, die volledig is geïntegreerd met SAP. Het proces begint in de winkel met het opnemen van de bestelling. Als dat nodig is, kunnen medewerkers de bestelling aanpassen.
De Mendix-applicatie maakt alle relevante informatie in een oogopslag inzichtelijk: openstaande bestellingen, ontvangstdatum, ophaalmoment en wel/niet opgehaald. Medewerkers weten precies wanneer ze een bestelling moeten verzamelen en klaarzetten. Is de bestelling afgehaald, of komt de klant niet opdagen? Beide worden in de applicatie geregistreerd. Op deze manier krijgt de retailorganisatie goed zicht op het verloop van klantbestellingen en het afhaalpercentage.
Waar zat de complexiteit?
Een klantbestelling afhandelen klinkt eenvoudiger dan het is. Zo is het niet alleen zaak dat de bestelde artikelen op het afgesproken moment worden geleverd, maar dat dit bovenop de reguliere toelevering gebeurt. Want anders grijpen andere klanten – die geen bestelling hebben geplaatst – misschien mis. En dan zijn er nog versartikelen met beperkte houdbaarheid, artikelen die niet standaard in het assortiment zitten, en artikelen die niet leverbaar zijn. Of die je überhaupt niet kunt bestellen.
De voortdurende afstemming tussen SAP en de Mendix-applicatie vormde een extra laag van complexiteit. In SAP zijn de eigenschappen van de artikelen en het assortiment van de afzonderlijke winkels vastgelegd. Op basis van deze informatie toont de applicatie het eerst mogelijke afhaalmoment. De applicatie communiceert de bestelling met afhaalmoment naar SAP, dat de bestelling verwerkt en de levermomenten van de afzonderlijke artikelen teruggeeft. Zo zien de medewerkers wanneer ze bepaalde artikelen kunnen verzamelen. Ten slotte geeft de applicatie het wel/niet afhalen van de bestelling door aan SAP.
