Stoic: vermogensbeheerder automatiseert aanmeldproces voor klanten met Mendix

Investeer zo breed mogelijk in een zo divers mogelijke portefeuille en doe vervolgens niets. Want op termijn stijgt de beurs altijd en hoe minder je doet, hoe meer je daarvan profiteert. Dat is in een notendop de investeringsfilosofie van vermogensbeheerder Stoic. Doe minder, bereik meer: dat klinkt als een Mendix-app die een complex proces automatiseert. Waarvan akte.

Wat was het probleem?

Voor iedere nieuwe klant moet een vermogensbeheerder veel stappen doorlopen en informatie inwinnen, zeker wanneer het om een zakelijke klant gaat. Denk aan onderzoek naar de herkomst van het geld, controles om bijvoorbeeld witwassen te voorkomen, compliance checks en een solvabiliteitstoets. De bedrijfsstructuur moet worden opgevraagd voor een controle van de bevoegdheden en iedereen van wie toestemming nodig is moet tekenen.

Bij dit proces zijn verschillende externe partijen betrokken die onder meer het opgegeven identiteitsbewijs controleren of de bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel opvragen en verrijken. Financieel tussenpersonen waarmee Stoic samenwerkt kunnen eveneens klanten aanmelden. Naast zakelijke klanten zijn er nog drie andere klanttypes. Gezien de hoeveelheid informatie, stappen en controles, had Stoic er belang bij om de onboarding van klanten te automatiseren.

Welke oplossing bedachten we?

Als proof of concept richtten we ons eerst op het meest complexe aanmeldproces: dat van zakelijke klanten. We bouwden een Mendix-applicatie die alle terugkerende stappen zoveel mogelijk automatiseert en informatie waar mogelijk al invult. Verder hebben we een integratie toegevoegd met identificatie- en ondertekensoftware, zodat het hele proces digitaal kan plaatsvinden.

Wanneer je nu je KvK-nummer invult, worden alle bedrijfsgegevens automatisch opgehaald, inclusief stakeholders, moedermaatschappijen en alle rechten en bevoegdheden. De stakeholders ontvangen automatisch een e-mailverzoek voor paspoortcontrole, die ook weer automatisch wordt verwerkt. Ten slotte vindt er nog een handmatige check door de compliance-afdeling plaats voor akkoord. Dit werkt ook allemaal wanneer financieel tussenpersonen hun zakelijke klanten aanmelden in de app.

MxBlue is een kennispartner met uitgebreide ervaring in verschillende branches. Hierdoor kunnen ze je op alle vlakken vertellen hoe je zaken op een best-practice-manier implementeert.

Robert Tol – Productowner Stoic

Waar zat de complexiteit?

Stoic verwerkt dus behoorlijk veel gevoelige data van veel verschillende klanten. Wanneer je dat gaat automatiseren, heb je een sterk datamodel nodig met goede validatie en beveiliging. Een bijkomende factor is dat zowel financieel tussenpersonen als klanten zelf deze data aanleveren. Hierdoor is in het aanmeldproces enerzijds sprake van generieke stappen en anderzijds van stappen die specifiek zijn voor de klant of de financieel tussenpersoon.

In navolging van het aanmeldproces is ook een uitgebreid backendsysteem opgezet dat Stoic helpt grip te houden op de processen. Hiermee kunnen de medewerkers in de Mendix-app bijvoorbeeld automatisch rapportages genereren voor hun klanten.

Hoe maakten we het verschil?

Het bestaande aanmeldproces was behoorlijk complex en Stoic was niet direct overtuigd dat je dit allemaal binnen één omgeving kunt afhandelen. Maar dat veranderde snel toen we lieten zien hoe Mendix dat mogelijk maakt, zonder export en foutgevoelige handmatige verwerking.

Wat begon als opdracht voor alleen de onboarding van klanten werd daardoor al snel omvangrijker. Met als wel heel leuke bijvangst onze kans om de Mendix-liefde te verspreiden. Stoic heeft namelijk iemand aangenomen voor het doorontwikkelen van Mendix binnen de organisatie, en wij mochten deze persoon trainen. En met resultaat, want hoewel we nog steeds meedenken over de meer overkoepelende technische vraagstukken, bouwen ze het meeste inmiddels zelf!